Администратор офиса

Администратор офиса МСК (с функцией учета денежных средств)

Вас нам не хватает

Цель должности

Организация эффективной работы офиса МСК, обеспечение выполнения административных задач, контроль сотрудников и ведение учета денежных средств офиса.

Основные обязанности

Администрирование офиса:

Организация работы офиса (графики, рабочие места, обеспечение всем необходимым).

Контроль дисциплины сотрудников (присутствие, выполнение ежедневных задач).

Прием и распределение входящей информации (почта, звонки, документы).

Ведение делопроизводства и архива документов офиса.

Организация встреч, совещаний, видеозвонков.

Обеспечение офиса канцтоварами, техникой, мелким хозяйственным обслуживанием.

Координация сотрудников:

Контроль выполнения задач менеджеров, логиста и склада.

Ежедневная отчетность о статусе работы офиса руководителю.

Ведение общего календаря офиса (отгрузки, приемки, визиты, командировки).

Взаимодействие с другими отделами компании (бухгалтерия, закуп, логистика, продажи).

Финансовые задачи (учет денежных средств офиса):

Ведение кассы офиса МСК (прием/выдача ДС, оформление ордеров).

Ведение журнала учета денежных средств офиса.

Подготовка отчетности по кассе для главного бухгалтера.

Контроль мелких хозяйственных расходов офиса.

Требования

Опыт работы офис-менеджером / администратором / координатором от 3 лет.

Умение выстраивать системную работу офиса.

Знание документооборота и кассовой дисциплины.

Владение Google-таблицами, офисными программами, СБИС (желательно).

Организованность, ответственность, многозадачность.

Коммуникативные навыки, умение работать с людьми.

KPI (ключевые показатели эффективности)

Направление KPI Норма

Администрирование Решение административных вопросов (канцтовары, техника, организация совещаний) ≤ 1 дня

Дисциплина Своевременная фиксация нарушений дисциплины и отчет руководителю 100%

Учет ДС Ведение кассы без ошибок, своевременные отчеты 100%

Координация Доля задач, выполненных сотрудниками офиса в срок ≥ 95%

Документооборот Передача документов в головной офис В срок, без потерь