Администратор в архитектурно бюро/специалист по документообороту

Мы – архитектурное бюро Ecus. С 2015 года работаем с крупнейшими застройщиками столицы, многие из которых стали нашими постоянными партнерами. Наша компания специализируется на разработке и проектировании общественных интерьеров, от концепции до рабочей документации и авторского надзора.

• Организация рабочего дня руководителя, в том числе планирование встреч, переговоров, zoom-совещаний, ведение календарей встреч
• Ведение протоколов совещания, контроль исполнения принятых решений ответственными лицами
• Сбор, подготовка аналитических и справочных материалов, таблиц
• Ведение и обеспечение сохранности информации, документации проектов Организация подписания документов, их отправка, взаимодействие с почтовыми службами, учет, отслеживание и контроль
• Подготовка отчетных документов по деятельности компании, заполнение CRM системы
• Учет заключенных договоров/ Отслеживание сроков действия договоров
• Контроль исполнения сторонами обязательств по договорам
• Выявление текущей задолженности контрагентов и принимать меры по их погашению в рамках своей компетенции (.Учет, свод, ведение и контроль по закрытию и оплате выполненных работ согласно подписанных договоров на услуги)
• Подготовка, сбор и обмен документами первичного учета с контрагентами ( в том числе с удаленно работающими сотрудниками)
• Подготовка дополнительных соглашений о продлении договоров и внесении в них изменений
• Учет и хранение документов
• Ведение деловой переписки, подготовка служебных записок, контроль и учет полученных согласований
• Работа с архитекторами проектов в части сбора и подготовки информации, справок по объектам, сбор информации с исполнителей проектов в части исполнения сроков проектирования
• Сбор и обработка исходных данных необходимых для проектирования объектов в части архитектуры
• Выполнение отдельных поручений руководства компании, таких как сбор и подготовка материалов к совещанию, подготовка встреч на официальном уровне, заказ авиабилетов, организация жизнедеятельности офиса, закуп канцелярии, оборудования
• Подготовка коммерческих предложений

• Высокий уровень организаторских способностей
• Наличие опыта или образования в области дизайна/архитектуры/пгс будет преимуществом
• Стаж работы по специальности (делопроизводитель, администратор, помощник руководителя) от 3 лет;
• Умение работать с большими объемами информации
• Гибкий подход к вариативности выполняемых задач
• Аналитический склад ума
• Опыт в ведении документооборота, знание нормативной базы

• Оформление в соответствии с Трудовым кодексом РФ;

• Испытательный срок 1 месяц;

• График работы: 5/2 с 9:00 до 18:00, с 10:00 до 19:00, с 11:00 до 20.00 (на выбор);

• Заработная оплата: оклад;

• Ежегодная индексация/повышение заработной платы;

• Сплоченный коллектив и открытая корпоративная культура, даже со стороны руководства;

• Место работы: БЦ в пешей доступности от станция метро Динамо