Администратор внутренних процессов и документооборота

ATLAS — консалтинговая компания в области территориального развития. Мы работаем с городскими, сельскими и природными территориями, создавая проекты на стыке интересов пользователей, бизнеса и государства.

Мы ищем организованного и энергичного администратора для поддержки внутренних процессов и документооборота. Ваша роль будет включать контроль сроков выполнения работ по проектам, ведение графиков, подготовку и проверку договорных документов, взаимодействие с различными отделами компании, а также участие в найме сотрудников и организации корпоративных мероприятий.

Требования:

• высшее образование (менеджмент, экономическое/государственное и муниципальное управление);

• организаторские и управленческие навыки, желателен опыт применения методологий проектного управления и опыт работы с таск-трекерами;

• навыки ведения деловой переписки, умение эффективно коммуницировать, находить и обосновывать решения;

• отличное знание делопроизводства и документооборота, любовь к сервисам Google, особенно к таблицам;

• внимательность к деталям и супер способность к систематизации.

Обязанности:

• Мониторинг сроков реализации проектов;

• Ведение графика работы проектных исполнителей и контроль сроков выполнения работ;

• Организация процедуры по заключению, расторжению и пролонгации договорных документов c исполнителями;

• Сбор составов работ, формирование технических задний и инициирование подготовки документации по исполнителям;

• Проверка договорных документов на соответствие требованиям юридического отдела и корпоративным стандартам;

• Организация подписания и получения договорных документов.​​​​

• Участие во внутренних встречах, формирование повесток и протоколов;

• Фиксация решений, исполнителей и сроков, ведение задач по результатам встреч и контроль сроков их выполнения;

• Администрирование корпоративной системы управления задачами/проектами (таск-трекера) и корректность работы сотрудников в системе;

• Актуализация инструкций, онбординг и обучение сотрудников работе с системой;

• Контроль загрузки сотрудников на проектах;

• Формирование аналитики по выполнению задач;

• Контроль добавления сотрудников в чаты, таблицы и реестры;

• Обеспечение корректности заполнения внутренних реестров.

• Помощь HR-менеджеру с разбором откликов и организацией обратной связи кандидатам;

• Поиск и подбор исполнителей на проекты;

• Проведение первичных интервью и составление резюме встреч.

• Контроль соблюдения сотрудниками внутренних регламентов;

• Организация корпоративных мероприятий и командировок;

• Проведение внутренних лекториев и презентаций;

• Разработка и внедрение инициатив по улучшению рабочей среды и коммуникации;

• Ведение графика дней рождений сотрудников и организация поздравлений;

• Участие в поздравлениях партнеров и заказчиков.

Что мы предлагаем:

• комбинированный режим работы 5/2 с 10:00 до 19:00, с обеспечением всеми необходимыми техническими средствами;

• классную атмосферу, минимум формализма и открытые коммуникации;
• уровень заработной платы обсуждается индивидуально по результатам собеседования.

Будем рады видеть Вас в ATLAS!