Опыт работы: От 3 до 6 лет
График работы: Полный день
Занятость: Полная занятость
Компания: ARTPLAY
Центр дизайна ARTPLAY - один из первых арт-кластеров Москвы.
Сейчас это целый творческий и деловой квартал, где открыты мастерские, дизайнерские и архитектурные бюро.шоу-румы, магазины, а также организована инфраструктура для комфортного времяпровождения: кафе и рестораны, кинозал, клуб, книжный магазин.
В ARTPLAY - 6000 кв.м выставочных площадей. В залах постоянно проходят события, в том числе знаковые: Московская биеннале современного искусства, Московская биеннале архитектуры, Биннале искусства - российские и международные выставки, фестивали, показы, концерты, премьеры в ARTPLAY привлекают внимание самого широкого круга посетителей.
ARTPLAY - это еще и территория образования: здесь работают Британская Высшая Школа Дизайна, Московская архитектурная школа МАРШ, киношкола, курсы иностранных языков, детская студия, регулярно проводятся мастер-классы и семинары, лекции по дизайну, архитектуре и искусству.
Обязанности: - Администрирование деятельности Центра Цифрового искусства (ЦЦИ (УК)
Сопровождение текущей деятельности - Субаренда: контроль наличия (пролонгации) договоров субаренды; составление проектов договоров на новый срок (совместно с юр. отделом) и своевременное согласование их с субарендаторами (включая коммерческие условия продления); контроль подписания и передача договоров с бухгалтерию; отслеживание исполнения обязательств по оплате и иных условий договоров;
- Взаимодействие с подрядными организациями (клининг, включая гардероб) и контроль исполнения ими договорных обязательств, актирование нарушений; взаимодействие с внутренними департаментами (ремонт, заказ расходников, канцтоваров, размещение заявок в интрасервисе, согласование проведения корпоративов, маркетинг и PR, и тд);
- Контроль работы администраторов;
- Контроль работы с возражениями (недовольные посетители, очередь в гардеробе, жалобы на ненормативный контент), по необходимости – вызов экстренных служб;
- Общие административно-хозяйственные задачи и исполнение распоряжений руководителя.
Документация и отчетность - Подготовка отчетов использования ЦЦИ (временная аренда)
- Ведение отчета о посещаемости мероприятий
- Ведение табеля администраторов
- Администрирование территории и залов Центра дизайна Artplay (ЦЦИ, МВЗ, Балкон, Лаборатория, Галерея) – УК (ЦЦИ) + ЯР (прочее)
Полное сопровождение всех мероприятий (корпоративы, ярмарки, маркеты, кинопоказы, лекции, воркшопы, фестивали, театральные постановки, профессиональные события, выставки и проч.) - Организация просмотров, проведение переговоров с клиентами и партнерами, согласование условий и правил использование помещений и территории;
- Составление проектов договоров на аренду помещений для проведения мероприятий (совместно с юр. отделом), своевременное согласование их с клиентами; контроль подписания и передача договоров в бухгалтерию; отслеживание исполнения обязательств по оплате и иных условий договоров;
- Полное сопровождение событий – согласование и контроль соблюдения правил внутреннего распорядка объекта (в том числе – шумового режима), оформление всех требуемых заявок/документов (договоры, заявки на въезд-выезд, ввоз-вывоз оборудования, ЧОП, клининг, лифт, такелажники, монтаж и тд.), оперативный вызов служб, контроль использования подсобных помещений и оборудования;
- Сдача-приемка помещения до и после мероприятия, определение необходимости (совместно с техническими службами) производства ремонтных работ, согласование размера удержания из обеспечительного платежа с клиентом;
- Оперативное дипломатическое разрешение конфликтных ситуаций на месте (жалобы арендаторов, посетителей, негативные отзывы в социальных сетях), при необходимости – вызов экстренных служб;
- Общие административно-хозяйственные задачи и исполнение распоряжений руководителя.
- Ведение актуального календаря мероприятий (внесение мероприятий, санитарных дней и проч.), заблаговременное донесение до смежных отделов и внутренних служб необходимой информации! (необходимость ремонта, клининга, анонса и проч.)
- Контроль своевременного размещения и демонтажа навигационных носителей и различных объявлений для мероприятий (стелы, вывески, афиши, проч.)
Требования: - Опыт работы в сфере организации и сопровождения мероприятий от 3-х лет
- Уверенное владение Microsoft Excel, Word, инструменты Google (doc, tabs)
- Умение работать с большим объемом информации
- Навыки коммуникации и убеждения для успешного заключения сделок и управления клиентами
- Умение работать в команде и с другими отделами компании
- Навыки организации и планирования для эффективного управления временем и задачами
- Энергичность, инициативность, высокий уровень личной ответственности
Условия: - Официальное оформление ТК РФ; работа в офисе 5/2
- Официальная з\пл 2 раза в месяц без задержек, годовые премии
- Оплачиваемые ежегодный отпуск 28 к\д и б\листы;
- Работа на территории комплекса ARTPLAY в современном уютном офисе (шаговая доступность от ст.м. Курская, Чкаловская)
- Интересная работа в отличной команде
- Заработная плата обсуждается по результатам собеседования
