Офис-менеджер/секретарь

​​​​​​- прием, фильтрация и распределение телефонных звонков и обращений в Управляющую компанию ТРЦ "Мозайка";

- приём, обработка, регистрация, распределение входящей корреспонденции (в т.ч. электронной), учет и отправка исходящей корреспонденции почтой России, курьерскими службами;

- организация документооборота: обработка, предварительное рассмотрение, регистрация, передача документов на рассмотрение руководству; распределение и передача документов на исполнение в структурные подразделения;

- организация приема посетителей: встреча, сопровождение (чай/кофе);

- организация и контроль работы водителя;

- организация, контроль и поддержание порядка и чистоты в офисном пространстве (рабочие кабинеты, переговорные, кофе-зона); создание комфортного рабочего пространства в офисе;

- обеспечение жизнедеятельности офиса: заказ канцтоваров, воды, хозяйственных принадлежностей, расходных материалов, контроль остатков запасов (предоставление отчетных документов в бухгалтерию);

- контроль рабочего состояния офисной техники;

- организация совещаний, переговоров, встреч: подготовка необходимых материалов; ведение протоколов совещаний в веб-приложении Trello (еженедельные совещания);

- помощь сотрудникам в решении текущих задач (заказ визиток; сканирование, копирование, брошюрование документов; сбор подписей и т.п.);

- организационные процессы (заказ подарков, заказ продуктов, цветов, организация мероприятий, парковка, заказ пропуска и т.п.).

- сбор информации, подготовка и предоставление руководству аналитических, информационных, справочных и других материалов;

- работа с архивом: прием и учет документов в электронном виде, систематизация и хранение, обеспечение сохранности документов и их оперативный поиск;

- выполнение личных поручений руководителя.

- опыт работы в должности офис-менеджера/секретаря/делопроизводителя от 1 года;

- высшее образование;

- хорошее владение основным пакетом MS Office (Word, Excel, Power Point);

- высокая работоспособность, ответственность, организованность, проактивность, умение работать в режиме многозадачности, доброжелательность, не конфликтность, пунктуальность, высокий уровень внимательности, грамотная устная и письменная речь.

- полное соблюдение Трудового кодекса РФ;

- «белая» заработная плата, - выплаты каждые пол месяца;

- график работы 5/2, с 10.00 до 19.00 с перерывом на обед;

- испытательный срок 3 месяца.