Личный помощник руководителя / Ассистент

Вакансия Личный помощникВ тексте вакансии подробно описаны детали. Дочитайте ее до конца

Мы ищем личного помощника, который возьмет на себя администрирование внутренних задач компании. Нам нужен человек, который будет самостоятельно координировать работу коллег и управлять бизнес-процессами, разгружая руководителя.

Мы - производственная и торгующая компания «Ягоды Сибири», стабильно работающая с 2013 года.

Постоянные задачи:● Планирование задач по проектам (опт, маркетплейсы Wildberries и Ozon) и распределение задач по исполнителям (в каждом проекте по 3-4 исполнителя);
● Контроль выполнения задач исполнителями, добиваться выполнения поставленных задач;
● Подключение к проектам исполнителей, фиксация обязанностей и договоренностей;
● Доработка и корректировка презентаций об услугах и товарах компаний, коммерческих предложений, рекламных буклетов по каждому продукту и услуге компании;
● Управление информацией в компании;
● Организация корпоративных мероприятий (сбор команды, координация) 1-2 раза в месяц;
● Доработка внутренних документов: бизнес процессы, регламенты, партнерские
соглашения, типовые ТЗ;
● Доработка (разработка новых) имеющихся планов развития каждого проекта, рабочих процессов(мест), обязанностей исполнителей, программ адаптации сотрудников.
Вам предстоит сводить задачи, расставлять их по приоритетам, небольшие задачи делать самому. Срочные и мелкие задачи - выполнять сразу. Исполнители работают, как в офисе, так и удаленно, поэтому нам важно, чтобы все исполнители эффективно взаимодействовали друг с другом и понимали суть процесса. Вы будете важным координационным звеном.Цель вашей работы: организовать процессы внутри проекта максимально конкретно, без возможности двоякого понимания, чтобы никому ничего не нужно было напоминать.
Чтобы исполнители вас сами информировали вперед.

Условия работы:

Полный рабочий день 5/2. Испытательный срок 1 месяц.

Заработная плата: оклад плюс KPI.

Работа в выходные по необходимости, оплачивается отдельно.

Карьерный рост (обязателен) до управленческого помощника, рост дохода до 100 000 рублей и выше. Всё зависит от вашего стремления и желания.

Вы нам подходите, если вы:● Вы хотите Делегировать!
Только планировать, ставить задачи, контролировать и управлять.
● Человек-система, любите четкость и порядок.
● Коммуникабельны, доброжелательны и умеете подстраиваться под эмоции людей.
● Настроены на развитие, легко применяете всё новое.
● Умеете быстро адаптироваться к различным ситуациям и самостоятельно принимаете решения.
● Обладаете хорошей самодисциплиной. И требуете соблюдение дисциплины с других.
● Обладаете высокой культурой и нравственным воспитанием.
● Ваши ценности соответствуют нашим: для достижения целей вы не идете “по
головам”, не подставляете других, проявляйте заботу и помощь другим, позитивно
настроены и доброжелательны, признаете и учитесь на ошибках. Совесть
доминирует в принятии решений.- Развиваете внутреннюю дисциплину и отрабатываете дисциплину исполнения. Если
Вы работаете как часы, то получаете оклад и премию от дохода по проекту. Если
напоминать приходится Вам - деньги идут тому, кто Вам напоминает.
- При желании вы можете бесплатно пройти обучение в компании стоимостью от 15 000 до 50 000 рублей в месяц.

От нас:- Руководитель – «правильный» и адекватный :) совсем не эмоциональный и не понимает “полутонов”.
- Грамотно организованные бизнес-процессы постановки и приема выполнения задач.
- Рабочий день 6-8 часов, Ваша прямая обязанность планировать неделю таким образом, чтобы НЕ было «горящих» задач совсем
- Работаете с адекватными людьми, которые знают, чего хотят и ставят ясные цели.
- Четкая структура работы, оперативная обратная связь
- Готовые рабочие инструкции, шаблоны, чек-листы, системы KPI

Обязательные умения и навыки- Умение быстро включаться в задачу, схватывать суть
- Умение расставлять приоритеты
- Умение работать с удаленными специалистами: четкая постановка задач, контроль
исполнения
- Умение вносить предложения и аргументировать свою позицию
- Умение работать в команде, умение координировать
- Умение планировать и корректировать задачи по проектам. Помогать в этом другим,
т.е. видеть проблему
- Умение эффективно взаимодействовать с участниками команды проекта
- Умение ответственно и результативно выполнять разнородные задачи в проекте, обладая способностью мыслить широко и понимать суть процесса в целом
- Нам нужен человек, способный создавать и отлаживать процессы, который различает
работу в компании, где все отлажено, и в компании, где все нужно выстраивать с нуля
- Умение мыслить стратегически
- Умение самостоятельно узнавать и находить информацию

Требования к личным качествам:- Этичность, эмоциональная стабильность
- Открытость новому, способность делать через страх
- Удовольствие от творчества и процесса работы
- Терпеливость
- Системность и организованность
- Гиперответственность, пунктуальность
- Постоянное саморазвитие через общение, чтение, просмотр видео, посещение курсов.
- Ориентированность на результат, а не на процесс: достигнуть 2 поставленные цели, а
не выполнить для этого 17 задач
- Подход: сделал – посмотрел на результат – скорректировал план действий
- Решительность и легкость принятия решений (если “да”, то “да”, если “нет” - то “нет”, отсутствие привычки менять свои решения)
- Твердость, способность отстаивать собственную точку зрения, несмотря на уговоры и
просьбы об уступках
- Пунктуальность (прийти на встречу в знакомом месте за 5 минут, в незнакомом - за 15
минут, учесть транспортную загруженность и не заставлять делового партнера ждать,
пока вы доберетесь)
- Соблюдение правила: "Делай для других так, как ты хочешь, чтобы сделали для тебя"
- Разнообразие профессиональных интересов
- Самокритичность
- Умение работать в условиях жестких дэдлайнов
- Умение тщательно продумывать детали и внимание к мелочам (в документе из 30
страниц не пропустить ни одной запятой)
- Любовь к порядку.

Обязательные навыки:- Инициативность: на каждый вопрос оперативно предлагать 3 варианта решения. При
возникновении идей по оптимизации работы - предлагать на обсуждение
- Русский язык: без пунктуационных, орфографических, стилистических ошибок
- Умение работать с удаленными исполнителями
- Скорость печати от 350 знаков/мин
- Продвинутый пользователь ПК

Дополнительные плюсы от Вас:- Опыт делегирования и контроля поставленных задач сотрудникам, фрилансерам,
подрядчикам
- Опыт работы с AmoCRM

Фактически Вы будете выполнять задачи исполнительного директора в микро-бизнесе:

1. Искать/анализировать/систематизировать необходимую информацию

2. Контролировать работу подрядчиков: грамотность и полноту составления ТЗ, соблюдение сроков и этапов работы, соответствие результатов выполнения задачи ожидаемым результатам.

3. Деловая переписка с сотрудниками и партнерами

4. Размещать и контролировать объявления на досках и порталах

5. Работать с биржами фриланса

6. Составлять график регулярно выставляемых счетов

7. Контролировать получение оплаты по счетам, выставленным компанией. В случае задержки оплаты более, чем на сутки - связываться с плательщиком, выяснять причину и согласовывать новую дату оплаты

8. Созваниваться с поставщиками, исполнителями, службами поддержки

9. Контролировать бюджет рекламных кампаний проекта

10. Контролировать обучение исполнителей: график отправки планов, грамотность выполнения заданий. При необходимости - рекомендовать исправления и доработки

11. Собирать образцы продукции, отправлять клиентам

Правила работы и общения:- Всю поступающую информацию нужно записывать.

- Выполнять свою работу так, чтобы руководство осталось довольно результатами.
Сообщать о выполнении задач.
- Уточнять полученную задачу своими словами. Задавать вопросы руководителю,
предлагая готовые варианты ответа.
- Работать не ради процесса, а на конечный результат. Важно понимать, для чего
ставилась конкретная задача, и как результат ее выполнения будет использоваться
- Запрещено в работе обратное делегирование.
- На каждое направленное Вам письмо, сообщение, телефонный звонок - должна быть обратная связь.
- Работа строится не на эмоциях, а на четкой логике в коммуникациях.
Люди работают автономно. Им не нужно ничего напоминать.

ВАЖНО! Расскажите в сопроводительном письме о ваших результатах, достигнутых на последнем месте работы, связанной с делегированием и решением нестандартных ситуаций.Отклики без сопроводительного письма, или с шаблонным текстом – НЕ рассматриваются.