Офис-менеджер

Обязанности:

В нашу команду требуется офис-менеджер. Мы ждем от кандидата выполнение следующих обязанностей:

- Производить коммуникацию посредством телефона и иных средств связи , фиксировать и передавать служебную информацию руководителю, организовывать проведение телефонных переговоров руководителя;

- Принимать поступающую в компанию корреспонденцию;

-Выполнять организационную работу по подготовке совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения), вести и оформлять протоколы совещаний. Вести отчет в Google Календаре;

- Вести табель учета рабочего времени сотрудников;

- Обеспечивать рабочие места сотрудников необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями;

- Выполнять копировальные, множительные работы;

- Организовывать командировки руководителя и сотрудников (заказывать авиа- и железнодорожные билеты, бронировать гостиницы);

- Выполнять отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя;

- Организация работы офиса (обеспечение канцтоварами, расходными материалами, бытовыми товарами для организации чистоты офиса, контроль их наличия), закупка необходимой мебели и отдельных предметов декора для офиса;

- Контроль состояния офисной техники;

- Организовывать проведение ремонтных работ и иных видов технического обслуживания оборудования, вышедшего из строя;

-Обеспечивать офис необходимой посудой, чаем, кофе, салфеткам, сахаром. Следить за чистотой и порядком в офисе;

-Контролировать уход за растениями и цветами в офисе;

-Организовывать работу курьеров, такси, отправлять корреспонденцию Почтой России по заявкам руководителя и сотрудников;

- Предоставлять своевременно счета на оплату телефонии и интернета;

- Организовывать встречу, прием и необходимое обслуживание клиентов, гостей, партнеров;

- Организация и поддержание корпоративной культуры в компании;

- Креативность в подходе к задачам;

- Умение быстро находить необходимую информацию по поручению руководства.

Требования:- Опыт работы в аналогичной должности от 2-х лет;

- Практические навыки делопроизводства, понимание основ документооборота;

- Грамотная устная и письменная речь, отличные коммуникативные навыки;

- Презентабельный внешний вид, соблюдение офисного дресс-кода, чувство стиля.

- Умение работать с большим объемом информации и самостоятельно организовать свою работу;

- Навыки ведения деловой переписки;

- Уверенный пользователь MS Office (Word, Excel, Outlook) и офисной техники;

- Личные качества: коммуникабельность, улыбчивость, позитивный взгляд на жизнь, нацеленность на результат, ответственность, высокая скорость работы, внимательность к деталям.

Условия:

- Оформление по ТК РФ;

- 5/2, выходные дни: суббота и воскресенье; с 09-45 до 19-00;

- испытательный срок 3 месяца;

- работа в дружной команде, молодом коллективе;

- курсы английского языка;

- посещение выставок;

- офис находится в шаговой доступности от метро Арбатская.