Делопроизводитель в финансовый отдел государственного учреждения

Обязанности:

Работа с документами, их текущее хранение и составление дел

(прием и первичная обработка входящих документов, регистрация входящих документов, обработка и отправка исходящих документов организация доставки документов исполнителям, ведение базы данных документов организации, ведение информационно-справочной работы, организация и контроль исполнения поручений, формирование дел, контроль правильного и своевременного распределения и подшивки документов в дела)

Информационно-аналитическая и организационно-административная поддержка (подготовка материалов для совещаний и протокольных мероприятий, ведение и оформление протоколов, обеспечение информационными материалами, подготовка аналитических материалов и обзоров, прочее)

Оптимизация состава документов организации в соответствии с ее деловыми процессами

Отбор источников информации в соответствии с заданными критериями.

Обработка и интерпретация информации для подготовки проектов решений.

Подготовка запросов.

Информирование о результатах рассмотрения запросов и обращений.

Подготовка материалов для участия руководителя в работе различных структур в составе государственных и муниципальных органов, общественных организаций.

Организация заседаний, совещаний и мероприятий, проводимых руководителем.

Подготовка отчетов о выполнении поручений и решений руководителя.

Требования:

- порядок работы с документами;

- схемы документооборота;

- правила работы с входящими, исходящими и внутренними документами;

- правила организации и формы контроля исполнения документов в организации;

- особенности формирования внешних и внутренних информационных потоков;

- структуру организации и порядок взаимодействия подразделений и служб;

- правила формирования и использования баз данных;

- современные научные методы и технические средства, способствующие сбору, обработке, сохранению и передаче информации;

- правила защиты конфиденциальной служебной информации;

- нормативные правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты в сфере деятельности;

- структуру организации, руководящий состав организации и подразделений, направления деятельности организации и компетенции структурных подразделений и должностных лиц;

- классификацию управленческой информации, виды управленческой информации;

- формы представления управленческой информации;

- источники управленческой информации, методику отбора источников информации;

- требования, предъявляемые к управленческой информации;

- методы обработки информации с применением современных технических средств коммуникаций и связи, вычислительной техники;

- современные средства сбора, обработки, систематизации информации;

- справочные правовые системы;

- правила проведения деловых переговоров и протокольных мероприятий;

- правила составления и оформления документов;

- информационно-коммуникационные технологии;

- правила проведения контроля исполнения поручений;

- технологию ведения контроля исполнения поручений;

- системы электронного документооборота, базы данных

• Практические навыки ведения делопроизводства. На уровне продвинутого пользователя Excel (минимум функции, сводный «умные» таблицы) и PowerPoint.