Управляющий делами

ОБЯЗАННОСТИ:

Физическое присутствие в часы работы офиса по фактическому адресу Общества (в соответствии с рабочим графиком сотрудника в рамках Трудового договора) для решения вопросов и задач в качестве представителя Организации (в рамках своей компетенции и полномочий).

Приём посетителей и входящих звонков;

Приём, отправка, регистрация электронной и бумажной корреспонденции, раздача документов, ведение реестров.

Работа с курьерскими службами.

Взаимодействие и контроль сотрудников, осуществляющих уборку и ремонтные работы в офисе Компании. Ежедневный контроль постановки офиса на охрану.

Взаимодействие с коммунальными службами (снятие и передача показаний электроэнергии, воды и т.д.).

Материальное обеспечение офиса (заказ канцелярских товаров, продуктов, бытовой химии и т.д.).

Осуществление документооборота с поставщиками и клиентами Общества (своевременный обмен договорами, актами, счетами и прочей документацией, контроль предоставления и исполнения).

Сопровождение заключенных договоров аренды, ведение реестра арендаторов:

* Подготовка и выдача документов арендаторам. Контроль сроков подписания договоров, актов оказанных услуг. Контроль осуществления оплаты обязательств со стороны арендаторов.

* Запрос актов сверок, их анализ, выявление расхождений при необходимости.

* Запрос недостающих документов. Оформление акта сверки/согласования.

Взаимодействие с арендаторами и прочими партнерами Общества по вопросу содержания офиса в надлежащем виде, своевременное устранение последствий проблемных ситуаций, решение текущих вопросов деятельности.

Сопровождение полного спектра ремонтных работ офиса в части взаимодействия с поставщиками товаров и услуг, а именно:

- заказ товаров и услуг у поставщиков строго в соответствии с ранее согласованным Руководителем перечнем.

- контроль сроков исполнения и поставки товаров и услуг.

- проверка комплектности полученного заказа на предмет соответствия первично заявленному перечню.

- заказ услуг по сборке, установке, подключению, пуско-наладочным работам, контроль выполнения.

- работа с рекламациями, контроль сроков исполнения мероприятий по замене/довозу бракованного или недополученного товара.

Отслеживание поступивших оригиналов документов, архивирование документов в папки.

Составление отчетов по утвержденной форме, передача Руководителю.

Координация работы офис-менеджеров удаленных офисов.

Выполнение устных и письменных распоряжений Руководителя в рамках трудовой функции Работника.

Выполнение плана работ, составленного Руководителем на отчетный период.

• Знание основ делопроизводства;
• Знание азов 1С приветствуется;
• Соблюдение требований по обеспечению конфиденциальности информации;
• Опыт работы с нормативной и иной документацией;
• Владение компьютером, оргтехникой (принтер, сканер, ксерокс и т.д.);
• Знание ПК - уверенный пользователь (Word, Excel, PowerPoint), владение навыками работы в сети Интернет;
• Презентабельный внешний вид;
• Лояльность к арендаторам, контрагентам, поставщикам и коллегам Компании;
• Вовлеченность в процессы Компании;
• Грамотная письменная и устная речь;
• Высшее образование;
• Релевантный опыт работы от 3 года.

• 100% работа в офисе (город Москва) график 5/2 с 9-00 до 18-00;

  - официальное оформление в соответствии с ТК РФ;

  - оплачиваемый отпуск - 28 календарных дней.

  - уровень оплаты обсуждается на собеседовании.