Администратор офиса / офис-менеджер в Коллегию адвокатов «Барщевский и Партнеры"

Обязанности:

• Организационная работа по клиентам (регистрация соглашений, ведение реестра соглашений, контроль за поступлением оплаты; переписка с клиентами по финансовым вопросам; ведение программы по работе с проектами (создание и контроль за проектами), ведение клиентских баз).

• Финансовые вопросы (взаимодействие с бухгалтерией, выставление счетов/актов, подготовка актов сверки, учет первичных документов, внесение сведений в 1С, прием денежных средств (наличных и через терминал).

• Организация делопроизводства и документооборота в Коллегии.

• Координация работы секретаря на ресепшене (в т.ч. по вопросам приема звонков, входящей корреспонденции, встречи и приема клиентов, обеспечения жизнедеятельности офиса и др.).

• Замена секретаря на ресепшене в период ее отсутствия (отпуск, больничный и т.п.).

• Контроль за своевременным решением кадровых вопросов.

• Выполнение поручений Управляющего партнера Коллегии.

Требования:

- опыт работы на аналогичных или схожих должностях;
- основы финансового менеджмента (в части контроля и учета поступлений);
- основы бухгалтерского учета;
- основы кадрового делопроизводства;
- документооборот;
- программы: 1С, дело, программы ведения проектов (например, Авиком/ProjectMate, MS Project, Битрикс24 и т.п.);
- Word, Excel.

Личные качества:- ответственность и исполнительность;
- дисциплинированность и аккуратность;
- грамотная устная и письменная речь;
- навыки делового этикета;
- умение принимать решения и нести ответственность за них;
- инициативность;
- стрессоустойчивость, способность работать в режиме многозадачности.

Условия:

- полная занятость, 5/2;
- график работы: 10:00 – 19:00 / 10:30 – 19:30
- работа в офисе в шаговой доступности от м. Смоленская.