Бэк-офис специалист в подкаст-студию

Мы ищем единомышленника/цу и коллегу, который/ая примет участие в развитии нашей студии, обеспечивая тылы от оперативной поддержки работы продакшена (организовать бронь, найти варианты подрядчиков) до создания и поддержания уюта в нашем доме (то есть офисе); от ведения реестра документов и первичного документооборота по шаблонным документам до организации командировок редакции.

• Вести первичный документооборот, а именно:

1. оформлять шаблонные договоры с партнерами, подрядчиками и клиентами;

2. контролировать своевременность получения закрывающих документов от подрядчиков нами и от нашей бухгалтерии – нашими клиентами;

3. организовывать курьерские и почтовые отправления;

4. вести реестр первичной документации.

• Разбирать общие входящие мейлы – перенаправлять письма коллегам, отвечающим за конкретный подкаст или направление, и отвечать на телефонные звонки.

• Выполнять поручения руководства в рамках поддержки работы студии (в основном это организация поездок (подобрать и оформить билеты; решить вопрос с проживанием и транспортом), бронь студий, поиск подрядчиков, сбор и аккумуляция информации в рамках конкретных проектных задач);

• Офис-менеджмент: нам важно, чтобы именно вы знали, когда и что из регулярных вещей нам нужно и закупали их вовремя; чтобы вы контактировали с клинингом, магазинами и курьерами; чтобы мы были уверены на все 100%, что тылы закрыты и мы не останемся без воды и кофе в самый неподходящий момент, а цветы не засохнут или не утонут в хаотичном несогласованном проявлении заботы; что вся аппаратура будет на своем месте и нам и нашим гостям будет нравиться тусоваться в офисе и будет хотеться бывать в нем как можно чаще, даже если нет прямой необходимости.

• Опыт работы с документооборотом не менее 1-го года и/или опыт работы офис-менеджером и/или личным ассистентом руководителя не менее 1-го года.

• Вы знаете офисный пакет на уровне продвинутого пользователя (Word, Excel + аналогичные инструменты Google).

• У вас грамотный русский язык.

• Вы знаете английский язык не ниже уровня Intermediate или можете гарантировать нам, что ваш уровень не создаст сложностей при пусть и редкой, но обязательной письменной и устной коммуникации с зарубежными коллегами.

• Вы любите подкасты и медиа и хотите развиваться в этом направлении.

• Заработная плата по итогам собеседования + премии по результатам работы

• Офис в центре Москвы, метро Кропоткинская

• Возможность обучения и профессионального роста

• Трудоустройство по ТК

Кратко в письменном виде изложите свой опыт работы и будьте готовым к очному интервью.