Управляющий офисом с функциями специалиста по обработке документации

Управленческие функции:

• Подготовка предложений по организационной структуре офиса;
• Планирование работы офиса;
• Управление персоналом, ведение табеля учета рабочего времени, распределение обязанностей, организация обучений новых сотрудников, разработка системы мотивации, контроль выполненного сотрудниками функционала и т.д.

Хозяйственные функции:

• Организация получения и отправки почтовой корреспонденции, закупка мебели, офисной техники, комплектующих, расходных материалов, контроль за выполнением работ, заключение договоров, обеспечение взаимодействия с обслуживающими компаниями/арендодателями и т.д.

Операционные функции (административные):

1. Работа с почтовой корреспонденцией:

• Обработка входящей корреспонденции;
• Забор корреспонденции в почтовом отделении, доставка в офис, вскрытие конвертов, сортировка документов по видам, регистрация в программе, внесение информации из документа в соответствующую карточку, составление актов приема-передачи;
• Оцифровка входящей корреспонденции;
• Создание скан-образов документов путем фотографирования или сканирования, переименование по входящему номеру, загрузка в программное обеспечение, направление сканов документов в структурные подразделения компании;
• Обработка исходящей корреспонденции;
• Регистрация в программе и личном кабинете Почты РФ, упаковка отправлений, доставка в почтовое отделение;
• Оформление заявки в личном кабинете на перевозку Транспортной компанией, вручение отправлений курьеру, информирование руководству об отправке. Ведение нарядов по отправленным документам.

2. Консультация обратившихся физлиц по вопросам деятельности компании;

Знание структуры компании, функционала департаментов/отделов.

3. Ведение оперативной отчетности, подготовка отчётов по требованию руководства.

В перспективе управление сотрудниками до 5 человек.

• Образование высшее юридическое/экономическое;
• Опыт работы в судебных органах, службах ФССП будет преимуществом;
• Опыт работы на руководящей должности от 1 года;
• Уверенный пользователь MS Office (Excel, Word) и офисной техники;
• Ответственность, внимательность.

• Официальное трудоустройство;
• Белая заработная плата выплачивается 2 раза в месяц, согласно ТК РФ;
• График работы 5/2 с 8:00 до 17:00.