Офис-менеджер

Обязанности:Выполняет функции секретаря Компании:1.1. Документационное обеспечение управления:
- приём документов и личных заявлений на подпись Генерального директора Компании;
- работа с приказами, распоряжениями: оформление, подписание, ознакомление сотрудников Компании, регистрация, учёт, хранение;
- работа с входящей корреспонденцией (письма, факсимильные сообщения): приём, регистрация, передача адресату, учёт, хранение;
- организация получения корреспонденции по юридическому, почтовому и фактическому адресам;
- работа с исходящей корреспонденцией (письма, факсимильные сообщения): регистрация, передача, учёт, хранение; оформление писем Генерального директора и его заместителей; отправление срочных писем;
- ведение и оформление протокола совещаний и заседаний;
- по поручению Генерального директора и директоров департаментов выполнение копировально-множительных работ;
- по поручению Генерального директора и директоров департаментов подготовка проектов писем, запросов и других документов, касающихся деятельности Компании в целом;
- по поручению Генерального директора печать служебных материалов, введение информации в базу данных;
1.2. Приём телефонных звонков и, в случае необходимости, перевод их на тех сотрудников, которым они предназначаются. Фиксирование полученной по телефону информации и доведение её содержания до ответственного сотрудника в случае его отсутствия;
1.3. Подготовка совещаний и заседаний, проводимых Генеральным директором (оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня).
1.4. Организация встречи посетителей и гостей Компании.
1.5. Заказ авиа- и железнодорожных билетов, бронирование гостиниц.
2. Обеспечивает жизнедеятельность офиса:

2.1. Заказ питьевой воды по мере необходимости.
2.2. Заказ канцелярии, продуктов и хозтоваров ежеквартально.
2.3. Осуществление подписки на периодические издания.
2.4. Подготовка переговорной к совещаниям
3. Координирует и контролирует работу:
- курьеров;
- уборщицы.

Требования:

• Высшее образование желательно.
• Опыт работы от 1 года.
• Знание английского языка приветствуется.
• Личные качества: доброжелательность, стрессоустойчивость, сдержанность, коммуникабельность, пунктуальность.

Условия:

• Оформление по ТК РФ
• Ежеквартальные премии по результатам работы
• Рабочий день с 8.45 до 17.30