Старший архивариус

• рассмотрение обращений (письменных и устных) граждан и юридических лиц и подготовка ответов на обращения по вопросам, отнесенным к компетенции архивной службы, выдача архивных справок и документов в порядке и в сроки, установленные Правилами;
• прием телефонных звонков, факсимильной и электронной почты нотариусов, граждан и организаций;

• -осуществление мер по получению информации для Управления делами, а также предоставление в установленном порядке нотариусам, заинтересованным физическим и юридическим лицам, данных, содержащихся в информационных базах данных Палаты;

  -обеспечение деятельности единого архива Московской городской нотариальной палаты в порядке, предусмотренном Основами законодательства Российской Федерации о нотариате;

• разработка методических материалов и образцов документов, необходимых нотариусу для передачи дел в архив МГНП;
• хранение утвержденных экземпляров ежегодной номенклатуры дел нотариусов, описей дел постоянного и временного хранения, актов о выделении дел нотариусов для уничтожения, актов об уничтожении неиспользованных нотариусами реестров для регистрации нотариальных действий, книг и журналов;
• проведение методической работы по внедрению унифицированных принципов и правил работы с архивными фондами нотариусов;
• составление и ведение списков архивных фондов нотариусов, а также формирование дел фондов нотариальных архивов нотариусов;

• -прием и организация хранения нотариальных документов на бумажных носителях (в том числе реестров регистрации нотариальных действий, книг и журналов):

  -упраздненных государственных нотариальных контор и нотариусов прекративших / сложивших полномочия до 31.12.2022 года, находящихся на временном хранении у нотариусов, занимающихся частной практикой;

  -нотариусов, занимающихся частной практикой, созданных в результате их деятельности в составе номенклатурных дел оконченных производством постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения;

  -сканирование нотариальных документов, переформирование номенклатурных дел; а также ведение картотеки нотариального архива;

  -рассмотрение обращений граждан и юридических лиц и подготовка, ответов на обращения, выдача архивных справок и документов в порядке и в сроки установленные Правилами;

  -выдача оригиналов архивных документов/ номенклатурных дел, в том числе в случае возобновления производства по находящемуся в нотариальном архиве наследственному делу, а также их выемку по требованию суда, прокуратуры, органов следствия в порядке, установленном законодательством;

  -организация хранения архивных документов в нотариальном архиве, обеспечение комплекса мероприятий, направленных на поддержание архивных документов в оптимальном физическом состоянии, минимизацию рисков и их порчи;

  -отбор нотариальных документов и номенклатурных дел к уничтожению по истечении сроков хранения, установленных Типовой номенклатурой, и их уничтожение в установленном законом порядке;

  -прием и организация хранения документов на бумажных носителях, образующихся в результате деятельности Палаты;

• организация и обеспечение сохранности нотариальных документов в случаях, предусмотренных действующим законодательством; -работа с архивами нотариусов в порядке, предусмотренном действующим законодательством;
• обеспечение единого порядка организации и ведения делопроизводства в архивной службе совершенствование форм и методов работы с документами;
• организация уничтожения нотариальных документов в соответствии со сроками, установленными типовой номенклатурой; -контроль за состоянием документов, своевременностью их восстановления; - осуществление взаимодействия с Комиссией по делопроизводству и работе с архивами;
• работа в составе Комиссии по передаче архивов нотариусов, создаваемой приказом территориального органа юстиции по согласованию с нотариальной палатой;
• выполнение поручений (устных и письменных) Управляющего делами Палаты.

Старший архивариус отдела делопроизводства и архива должен знать:

- нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению архивного дела;

- порядок оформления дел, поступающих в архив и их подготовки к хранению и использованию;

- единую государственную систему делопроизводства;

- порядок составления описаний документов постоянного и временного хранения, актов об уничтожении документов;

- порядок ведения и учета и составления отчетности;

- структуру предприятия, основы организации труда;

- правила эксплуатации технических средств.

• Офис .Официальное трудоустройство, стабильная «белая» заработная плата (оклад, премии, надбавки)